Desain Unit Kerja Sebuah Perusahaan

Pada praktik pelaksanaan bisnis di era modernisasi ini, seorang manajer akan menaruh perhatian pada struktur organisasi untuk dua kepentingan utama, yang antara lain adalah mengatur alur kerja dan memfokuskan perhatian tiap individu secara spesifik sesuai unit kerjanya. Tujuan pertama lebih berkaitan dengan alur sumber daya dan informasi dalam suatu organisasi, sedang yang kedua menegaskan kemana setiap orang dalam perusahaan harus memfokuskan waktu dan energinya. Hal ini dicapai dengan 3 sub bagian utama yang antara lain desain dari unit kerja, ruang lingkup kendali dan ruang lingkup akuntabilitas

Artikel ini akan membahas mengenai desain unit kerja. Terdapat dua konsep dasar dalam membangun unit kerja yaitu dimana kelompok dari orang (SDM), dan sumber daya lainnya yang bergabung bersama dan mengerjakan proses kerja yang serupa, dan konsep kedua adalah kelompok terfokus pada pasar yang spesifik. Untuk konsep yang pertama kita sering mendengar fungsi dan pada konsep yang kedua sering digunakan istilah divisi atau unit bisnis.

A. Unit yang Dikelompokkan oleh Proses Kerja

Seiring dengan pertumbuhannya, perusahaan sebagai sebuah entitas bisnis mulai butuh mempekerjakan orang lain/pegawai dalam lingkup bisnis perusahaan, ketika one-man-show oleh sang founder tidak lagi mencukupi. Saat inilah, konsep spesialisasi makin dapat diterima untuk beberapa alasan : 1. beberapa orang lebih baik dalam bidang tertentu dari orang-orang lainnya, dan 2. inefisiensi yang diciptakan oleh un-specialized tasks menyebabkan terpecahnya perhatian/fokus pegawai dan menyebabkan kinerja tidak optimal. Dari konsep sepasialisasi inilah, lahir apa yang disebut function [lit. Departemen], yaitu sebuah komponen paling dasar dalam sebuah organisasi, yang terdiri dari manajer dan pegawai-pegawai bahawannya yang mengerjakan tugas spesifik tertentu [e.g. marketing/sales, HRM etc]. Tujuan utama dengan diterapkannya struktur function atau departemen adalah economic of scales yang tinggi dalam produsi, HRM, R&D dan Marketing [fungsi-fungsi utama dalam organisasi perusahaan]. Sebagai aplikasi dari unit yang dikelompokan oleh proses kerja adalah pada BTN. Pada BTN unit kerja dikelompokan atas dasar fungsi seperti risiko, keuangan, pemasaran, SDM, riset, logistik dan sebagainya. Pemisahan unit kerja berdasarkan proses kerja seperti yang dilakukan BTN ini dapat menyebabkan fokus kerja semakin terarah.

B. Unit yang Dikelompokkan Oleh Target Pasar

Ini adalah peilihan kedua bagi manajer sebagai acuan dalam membentuk unit kerja dalam perusahaan. Sesuai namanya, unit kerja ini dikelompokan dengan mempertimbangkan target pasar perusahaan. Unit kerja yang dibentuk dengan pertimbangan pasar biasanya dapat diidentifikasi terkelompok dalam satu diantara 3 konfigurasi dasar dari tipe ini, yaitu : berdasarkan produk, berdasarkan konsumen/customer, dan berdasarkan letak geografis.

1. Pengelompokkan Unit Kerja Berdasarkan Produk

Banyak diketahui, sebagian besar perusahaan MNCs (multi-national coorporations/perusahaan multi nasional), umumnya yang bergerak pada fast moving consumer goods memiliki tendensi untuk memiliki portofolio produk yang bervariasi. Hal ini selain manfaatnya untuk mendiversivikasikan risiko, namun juga berdampak pada kebutuhan akan tingkat spesialisasi yang lebih baik, dimana setiap pegawai akan diminta menangani tugas tertentu yang spesifik, dalan sub-function yang telah terbentuk sebelumnya. Dalam kasus seperti itulah, kini banayak bermunculan apa yang disebut sebagai product division [sebuah divisi yang khusus menangani kategori produk tertentu dalam lingkup produksi perusahaan], dan brand manager [manajer madya yang secara struktural berada dibawah product-manager dan secara sangat spesifik, hanya menangani satu merek tertentu saja.]. Sebagai contoh adalah P&G yang mengelompokan unit kerja berdasarkan produk seperti Olay, Rejoice, Pantene dan sebagainya.

2. Pengelompokan Unit Kerja berdasarkan pelanggan /customer

Jenis pengelompokan yang kedua ini umumnya ditemukan pada organisasi-organisasi yang memiliki target pasar yang tidak terlalu beragam, namun memiliki tingkat urgensi dan volume yang besar. Metode ini khususnya digunakan ketika kebutuhan dari target pelanggan sangat unik sehingga dibutuhkan pengetahuan dan keahlian yang sangat terspesialisasi dari produsen demi bertahan dari persaingan pasar. Contoh perusahaan yang menerapkan metode ini dalam mengelompokan unit kerjanya adalah General Electric Coorporation, yang secara khusus menjual alat-alat elektroniknya kepada pemerintah dan industri. Unit-unit kerja dalam GE Co. terkelompok hanya dalam dua spesialisasi yaitu unit yang khusus menangani pelanggan dari pemerintah, dan yang secara khusus melayani customer industri (bussiness-to-bussiness). Pengelompokan berdasarkan target pasar ini, biasanya dapat dijumpai dalam 2 bentuk. Bentuk yang pertama memisahkan unit marketing dan penjualan (sales) dari unit lainnya [HRM, Marketing and Production], dimana kedua unit yang terpisah ini khusus didedikasikan untuk pelanggan yang penting. Sedangkan bentuk yang kedua, menggunakan metode pengelompokan ini pada keseluruhan unit kerja di organisasi dimana semuanya didekasikan pada kategori-kategori pelanggan (yang relatif sedikit).

3. Pengelompokan unit kerja berdasarkan geografis.

Bentuk terakhir dari pengelompokan berdasarkan target pasar, adalah unit kerja berbasis region (batas geografis). Metode ini biasanya digunakan oleh organisasi-organisasi yang baru menjalani ekspansi bisnis ke luar region awalnya. Organisasi semacam ini umumnya akan membentuk unit kerja berbasis regional atau regional bussiness yang bertugas memasarkan dan menjual (kadang juga memproduksi), produk perusahaan dalam teritori mereka. Kembali, spesialisasi sangat dibutuhkan untuk pengelompokan unit kerja bahkan dengan metode ini. Hal ini untuk memenuhi berbagai kepentingan, seperti memahami dan merespon bahasa lokal, selera dan preferensi target pasar, serta hukum dan regulasi bisnis yang berlaku pada daerah geografis tersebut.